Hoe je factuur bij de SVB komt
Bij een pgb uit de Wlz, Wmo of Jeugdwet staat het budget bij de SVB. Jij stuurt je factuur aan het eind van de maand naar de budgethouder. Die controleert hem en declareert hem bij de SVB, meestal via het PGB Portaal en anders per post. De SVB betaalt je daarna rechtstreeks uit het budget. Hoe die geldstroom precies loopt, lees je in zorg leveren via een pgb.
Het kan ook andersom: de budgethouder koppelt je aan het PGB Portaal, jij voert je uren daar zelf in en de budgethouder hoeft alleen nog te beoordelen en in te dienen. Het portaal neemt dan het tarief uit de zorgovereenkomst over.
Een factuur maken heeft alleen zin als de SVB een goedgekeurde zorgovereenkomst heeft. Zonder die overeenkomst kan de budgethouder niet declareren. Welk model je daarvoor gebruikt, staat in zorgovereenkomst pgb: welk model kies je.
Wat moet er op een pgb-factuur?
De SVB noemt de eisen op drie plekken: in de zorgovereenkomst, op mijnpgb.nl voor het PGB Portaal en op haar eigen site. De lijsten verschillen een beetje. Met de gegevens hieronder, plus de uren per datum die daaronder worden uitgelegd, voldoe je aan alle drie. Mist er iets, dan kan de SVB de declaratie afkeuren en terugsturen.
| Gegeven | Wat je invult |
|---|---|
| Budgethouder | Naam, en daarnaast het BSN, het relatienummer van het PGB Portaal of het adres |
| Zorgverlener | Je naam en je KvK-nummer, of je BSN als je niet als ondernemer werkt |
| Factuurnummer en factuurdatum | Een uniek nummer per factuur |
| Periode | De maand waarover je factureert, binnen één kalendermaand |
| Wet | De wet waaruit het pgb komt: Wlz, Wmo of Jeugdwet, zoals in de zorgovereenkomst |
| Zorg | Welke zorg je hebt geleverd, per zorgfunctie zoals in de zorgovereenkomst, bijvoorbeeld begeleiding of persoonlijke verzorging |
| Uren of eenheden | Het aantal uren per zorgfunctie, of dagdelen of etmalen als je dat in de zorgovereenkomst hebt afgesproken |
| Tarief en totaal | Het tarief per eenheid zoals in de zorgovereenkomst, en het totaalbedrag |
| Handtekening budgethouder | Alleen nodig als de factuur per post naar de SVB gaat, niet bij uploaden in het PGB Portaal |
Totalen op de factuur, uren per datum in een bijlage
Volgens de zorgovereenkomst hoeven de gewerkte dagen niet op een factuur, alleen op een urenbriefje. Maar op haar eigen site noemt de SVB de dagen en uren wel bij de eisen, en op mijnpgb.nl raadt ze aan om op de factuur de totalen per zorgfunctie te zetten en de uren per datum in een bijlage mee te sturen, met per regel de datum, de zorg, de tijd en het tarief. Doe dat dus. Vraagt de gemeente of het zorgkantoor later om een verantwoording, dan heb je het al.
Opmaak die de SVB vraagt
Voer je je uren niet zelf in het portaal in, maar upload de budgethouder je factuur of stuurt die hem per post, dan geeft de SVB een paar eisen aan de opmaak mee:
- Het woord "factuur" in de titel
- Bedragen altijd met twee decimalen
- In het factuurnummer alleen letters, cijfers en eenvoudige leestekens zoals / en -
- Geen subtotalen per week, omdat die afrondingsverschillen geven
- Paginanummers als de factuur langer is dan één pagina
- Donkere tekst op een witte achtergrond
Voorbeeld van een pgb-factuur
Een zelfstandig begeleider levert in oktober begeleiding en persoonlijke verzorging aan een budgethouder met een Wmo-pgb. De bedragen zijn een voorbeeld; jouw tarief staat in je eigen zorgovereenkomst.
- Factuur 2026-011, factuurdatum 2 november 2026
- Periode: 1 tot en met 31 oktober 2026
- Wet: Wmo
- Aan: naam van de budgethouder, relatienummer PGB Portaal
- Van: je naam, je KvK-nummer
| Zorg | Aantal | Tarief | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Begeleiding | 30 uur | € 55,00 per uur | € 1.650,00 |
| Persoonlijke verzorging | 8 uur | € 52,00 per uur | € 416,00 |
| Totaal | € 2.066,00 |
Met als bijlage de uren per datum.
Reiskosten
Reiskosten mag je alleen apart op de factuur zetten als het pgb dat toestaat en je het in de zorgovereenkomst hebt afgesproken. Bij een pgb van het zorgkantoor (Wlz) mogen reiskosten voor woon-werkverkeer worden vergoed. Bij een pgb van de gemeente (Wmo of Jeugdwet) kan het soms; dat bepaalt de gemeente. Reis je met eigen vervoer, dan is maximaal € 0,23 per kilometer onbelast. Een zorginstelling mag reiskosten niet apart rekenen; die horen in het uurtarief.
Wanneer je factureert
- Pas na afloop van de maand. Vooraf declareren kan niet.
- Binnen zes weken. Volgens de zorgovereenkomst declareer je je uren en kosten binnen zes weken na de maand waarin je de zorg hebt geleverd bij de budgethouder. Die heeft daarna nog vier weken om de declaratie bij de SVB in te dienen.
- Eén declaratie per maand per zorgovereenkomst. De budgethouder kan meer facturen voor dezelfde maand uploaden, maar de SVB raadt aan om er één per maand te maken.
Heb je met de budgethouder een vast bedrag per maand afgesproken voor een vast aantal uren, dan hoef je meestal geen factuur te sturen. De SVB betaalt dat bedrag dan automatisch, op een vaste dag in de maand. Dat kan alleen als het pgb het toestaat: bij een pgb van de gemeente is het niet altijd mogelijk, dus vraag het daar na. Bewaar je urenregistratie wel: de budgethouder moet de uren kunnen verantwoorden.
Geen btw over zorg
De zorgovereenkomsten van de SVB zijn hier duidelijk over: over de zorg die je onder zo'n overeenkomst levert, mag geen btw worden geheven. Alleen als de budgethouder vervoer bij je inkoopt, kan daar btw over worden berekend. Zet dus geen btw-regel onder je zorguren, ook niet als je voor andere opdrachtgevers wel btw rekent. Wat dit betekent voor je eigen btw-aangifte, bespreek je met je boekhouder.
Waarom een pgb-factuur wordt teruggestuurd
De SVB legt je factuur naast de afspraken die bij haar bekend zijn. Op deze punten past een factuur niet:
- Het tarief wijkt af van de zorgovereenkomst, bijvoorbeeld omdat je je tarief in januari hebt verhoogd en de budgethouder dat nog niet heeft doorgegeven
- Er staat zorg op die niet in de zorgovereenkomst staat
- Twee maanden op één factuur, of een maand die nog niet voorbij is
- Btw over zorg
- Gegevens van de budgethouder, je KvK-nummer of de wet ontbreken
- Per post verstuurd zonder handtekening van de budgethouder
Verandert er iets aan je uren, je tarief of de zorg, regel dat dan eerst in de zorgovereenkomst. Dat gebeurt met ingang van de eerste dag van een maand, en zolang de wijziging niet is verwerkt, toetst de SVB je factuur aan de oude afspraak.
Checklist voordat je de factuur verstuurt
- De maand is voorbij en de factuur gaat over alleen die maand
- Naam van de budgethouder plus BSN, relatienummer of adres
- Je naam en KvK-nummer (of je BSN als je niet als ondernemer werkt), een nieuw factuurnummer en de factuurdatum
- De wet waaruit het pgb komt: Wlz, Wmo of Jeugdwet
- De zorgfuncties heten zoals in de zorgovereenkomst
- Uren en tarief kloppen met de zorgovereenkomst, ook na een tariefwijziging
- Geen btw over zorg
- De uren per datum zitten als bijlage bij de factuur
- Je verstuurt hem binnen zes weken na de maand
Conclusie
Een pgb-factuur hoeft niet ingewikkeld te zijn. Bijna alles wat erop moet, staat al in de zorgovereenkomst: de zorgfuncties, de eenheden en het tarief. Een factuur die precies volgt wat daar staat, past bij wat de SVB kent. Wordt er toch een factuur teruggestuurd, kijk dan eerst of er een wijziging is die nog niet is doorgegeven.
Praktische tip: neem de namen van de zorgfuncties letterlijk over uit de zorgovereenkomst. Staat er "begeleiding", zet dan niet "ondersteuning thuis" op je factuur. Zo hoeft niemand te raden welke afspraak bij welke regel hoort.
Veelgestelde vragen
Mag ik mijn uren zelf in het PGB Portaal invoeren?
Ja, als de budgethouder je aan het portaal koppelt. Werk je als ondernemer, dan log je in met een VECOZO-certificaat (daarvoor heb je een AGB-code nodig) of met eHerkenning van minimaal niveau 3. Werk je op je BSN, dan log je in met DigiD. Jij voert de uren in, de budgethouder beoordeelt ze en dient de declaratie in.
Hoe snel betaalt de SVB mij?
Staat je zorgovereenkomst op je KvK-nummer, dan betaalt de SVB je volgens mijnpgb.nl de werkdag nadat de budgethouder de declaratie heeft ingediend. Staat hij op je BSN, dan betaalt de SVB meestal twee keer per week uit. Is er een vast bedrag per maand afgesproken, dan krijg je dat op een vaste dag in de maand.
Wat is het verschil tussen een factuur en een urenbriefje?
Werk je als ondernemer, dan stuur je een factuur met factuurnummer en factuurdatum. Werk je niet als ondernemer, bijvoorbeeld als familielid op je BSN, dan lever je een urenbriefje met de dagen waarop je hebt gewerkt. Ben je in loondienst bij de budgethouder, dan stuur je geen van beide voor je salaris: de SVB doet dan de loonadministratie.
Ik ben een maand vergeten te factureren. Kan die mee op de volgende factuur?
Nee. Een factuur gaat over één kalendermaand. Maak voor de vergeten maand een aparte factuur en stuur die zo snel mogelijk. De zorgovereenkomst noemt zes weken na de maand als termijn om bij de budgethouder te declareren.
Werkt het hetzelfde bij een pgb uit de Zorgverzekeringswet?
Nee. Bij een pgb uit de Zorgverzekeringswet staat het budget niet bij de SVB. Je stuurt de factuur naar de budgethouder, die hem bij de zorgverzekeraar declareert. Welke gegevens erop moeten, bepaalt de zorgverzekeraar.