Zorg leveren via een pgb: wat regel je als zorgverlener?

Wat een pgb voor jou als zorgverlener betekent

Met een persoonsgebonden budget kiest de cliënt zelf wie de zorg levert. Dat kan een zorgorganisatie zijn, een zelfstandige, iemand in loondienst bij de cliënt of een familielid. De persoon die het budget beheert heet de budgethouder. Vaak is dat de cliënt zelf, bij een kind de ouder, en soms een wettelijk vertegenwoordiger.

Voor jou verandert vooral wie je opdrachtgever is. Bij zorg in natura werk je met een beschikking of indicatie en declareer je bij de gemeente, het zorgkantoor of de verzekeraar. Bij een pgb maak je afspraken met de budgethouder, en loopt de betaling via het budget. Veel zelfstandigen in de zorg werken (deels) op deze manier.

Uit welke wet komt het budget?

Een pgb kan uit vier wetten komen. Dat bepaalt wie het budget toekent en hoe jij wordt uitbetaald.

Bij de Wlz, Wmo en Jeugdwet heet dit het trekkingsrecht: het budget staat bij de SVB, niet op de rekening van de budgethouder. De SVB controleert je zorgovereenkomst en je declaraties en betaalt je als alles klopt. Voor de Zvw geldt dat niet; daar beheert de zorgverzekeraar het budget. Lever je ook zorg in natura, dan herken je de wetten van de Wlz, Wmo en Jeugdwet; alleen de route van het geld is anders.

De zorgovereenkomst: je afspraken op papier

Voordat je begint, leg je met de budgethouder vast welke zorg je levert, vanaf wanneer, hoeveel uur per week of per maand en tegen welk tarief. Dat is de zorgovereenkomst. Bij een pgb uit de Wlz, Wmo of Jeugdwet gebruik je daarvoor het model van de SVB. Bij een pgb uit de Zvw mag het ook een eigen overeenkomst zijn.

De SVB heeft verschillende modellen, afhankelijk van hoe je werkt:

• Overeenkomst van opdracht - je werkt als zelfstandige en stuurt facturen.
• Arbeidsovereenkomst - je bent in dienst van de budgethouder. De SVB verzorgt dan je salarisbetaling.
• Overeenkomst met een zorginstelling - je werkt via een organisatie die de zorg levert.
• Overeenkomst met een partner of familielid - voor zorg door iemand uit de eigen kring.

Gebruik altijd de nieuwste versie van het model. De budgethouder stuurt de overeenkomst naar de SVB, en zolang die niet is verwerkt, kan er niets worden uitbetaald. Begin je al met zorg voordat dat rond is, dan loop je het risico dat je lang op je geld wacht.

Elke maand: je factuur of urenoverzicht

Werk je als zelfstandige, dan stuur je na afloop van de maand een factuur. Ben je in dienst van de budgethouder, dan geeft die je gewerkte uren door aan de SVB. In beide gevallen moet wat je aanlevert passen bij de zorgovereenkomst.

Op een factuur voor pgb-zorg staan in elk geval:

• je naam en, als zelfstandige, je KvK-nummer
• de naam van de budgethouder
• de periode waarover je factureert
• het aantal uren of eenheden en je tarief
• de soort zorg, met een korte toelichting

Je factuur kun je zelf invoeren in het PGB Portaal van de SVB, waarna de budgethouder hem goedkeurt. Werkt de budgethouder niet digitaal, dan stuur je de factuur naar de budgethouder en dient die hem in. Er gelden termijnen voor het indienen, dus factureer elke maand en spaar het niet op tot het einde van het kwartaal. Met facturatie in je zorgsoftware maak je de factuur vanuit je urenregistratie, zodat de gegevens niet opnieuw ingetypt hoeven te worden.

Als je meer uren maakt dan afgesproken

Hier gaat het in de praktijk het vaakst mis. De cliënt heeft een slechte week, je blijft langer, en aan het eind van de maand staan er meer uren op je factuur dan in de zorgovereenkomst. De SVB betaalt alleen wat past bij de overeenkomst en binnen het budget. Is het budget op, dan moet de budgethouder het verschil zelf betalen, en dat wil niemand achteraf horen.

Houd daarom per cliënt bij hoeveel uur je deze maand al hebt geleverd tegenover wat er is afgesproken. Merk je dat de afspraak structureel niet past, bespreek dat dan met de budgethouder. Die kan de overeenkomst aanpassen of bij de gemeente of het zorgkantoor kijken naar het budget.

Wat leg je vast in het dossier?

Hoeveel je moet vastleggen, hangt af van het soort zorg en van wat de gemeente of het zorgkantoor vraagt. Los daarvan heb je er zelf belang bij. De budgethouder moet kunnen verantwoorden waar het budget aan is besteed, en bij een controle wil je kunnen laten zien welke zorg je hebt geleverd en waarom.

Wat in de praktijk helpt:

• een zorgplan met de doelen en afspraken per cliënt
• een korte rapportage na elk bezoek
• je uren per bezoek, niet alleen een totaal per maand
• wijzigingen in de afspraken, met datum

Rapporteren gaat het makkelijkst direct na het bezoek, met een app op je telefoon in plaats van 's avonds achter de laptop. Het gaat om gezondheidsgegevens, dus bewaar ze niet in losse Word-bestanden of een gedeelde map. Lees meer over de AVG en het cliëntdossier.

Checklist voor je eerste pgb-cliënt

• Je weet uit welke wet het pgb komt
• De zorgovereenkomst is getekend, in de nieuwste versie, en verwerkt door de SVB
• Uren per week en tarief staan duidelijk in de overeenkomst
• Je legt je uren per bezoek vast
• Je factureert elke maand, met naam, periode, uren, tarief en soort zorg
• Je houdt bij hoeveel uren je hebt gebruikt tegenover de afspraak
• Zorgplan en rapportages staan op een veilige plek

Conclusie

Zorg leveren via een pgb geeft je veel vrijheid: je maakt zelf afspraken met de cliënt en hebt geen contract met een gemeente of verzekeraar nodig. De administratie is anders, niet per se minder. Je zorgovereenkomst, je maandelijkse factuur en je dossier moeten met elkaar kloppen.

Praktische tip: leg bij een nieuwe cliënt meteen de uren en het tarief uit de zorgovereenkomst vast in de plek waar je ook je uren bijhoudt. Dan zie je gedurende de maand of je binnen de afspraak blijft, en hoef je niet bij de factuur pas te ontdekken dat het niet past.

Veelgestelde vragen